God økonomistyringer et kontinuerlig arbeid som skal sikre at alle ansatte og frivillige har et godt grunnlag for å optimalisere tilbudet til våre spillere og medlemmer. MIL fotball skal ha løpende og langsiktig kontroll på både inntekter og kostnader for å sikre sunn økonomi over tid, og bør til enhver tid ha en «buffer» for å kunne møte uforutsett utvikling (uforutsette utgifter eller for eksempel sponsorsvikt).
Fotballstyret er ansvarlig for klubbens økonomi. Styret sørger for å være oppdatert gjennom å ha delegert ansvaret for løpende oppfølging av lagets økonomi til daglig leder. Daglig leder følger opp klubbens økonomi i forhold til gjeldende budsjett, og daglig leder i MIL fotball er ansvarlig for at styret er oppdatert på regnskap og likviditet.
Mosjøen IL fotballs overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom kontingenter, egenandeler, sponsorinntekter, tilskudd og andre inntektsbringende tiltak som loddsalg, dugnader, kiosksalg og turneringsarrangement.
Styret og daglig leder utarbeider budsjett for kommende år. Budsjettet legges frem og godkjennes på årsmøte. Det skal budsjetters på kontonivå så nært opp til regnskapets kontofordeling som praktisk mulig. Budsjettet er delt opp i avdelinger på utgiftssiden med følgende avdelinger: A-lag, barn/ungdom, klubb, Kippermocup, Sammen om utvikling/MIL-akademiet. Budsjettet baseres på forsiktighetsprinsippet, dvs. at det kun tas med sikre inntekter, og tas høyde for alle kjente utgifter.
7.3. Regnskap og økonomistyring
Regnskapet føres av ekstern regnskapsfører som rapporterer til styret hver annen måned med oversendelse av resultatregnskap per utløpet av februar, april, juni osv. Regnskapet følger kalenderåret og føres etter kontantprinsippet. Styret utpeker et styremedlem som skal være økonomiansvarlig. Ansvaret omfatter godkjenning av refusjoner av utlegg, deltakelse i budsjettarbeid og oppfølging av økonomien i samarbeid med daglig leder. Årsregnskap legges frem og godkjennes av årsmøtet.
Mosjøen Idrettslag sin omsetning overstiger 5 millioner per år. Følgelig har idrettslaget revisjonsplikt. Regnskapet til MIL Fotball vil så ledes blir revidert av registrert eller statsautorisert revisor. Per tiden er ES revisjon revisor for idrettslaget.
Daglig leder og regnskapsfører har disposisjonsrett på klubbens konti. Innkreving skal alltid gjøres til klubbens konto. Det skal aldri benyttes private bankkonti tilhørende styremedlemmer, lagledere, trenere eller foresatte.
Kontantinntekter fra kiosksalg og lignende, skal alltid telles opp og attesteres av to personer og settes på konto.
7.6. Regningsbetaling/refusjon av utlegg
Refusjon av utlegg sendes daglig leder på e-post. Daglig leder godkjenner inngående fakturaer og refusjonskrav og sender disse videre til ekstern regnskapsfører. Refusjon av daglig leders utlegg, som ikke er sedvanlige for driften, skal godkjennes av styrets økonomiansvarlig. Vanlige utlegg som ikke behøver godkjenning er for eksempel utlegg til overgangslisenser, drivstoff og andre ordinære driftsutgifter relatert til daglig leders bilordning, påfylling av betalingskort til ferjeselskaper som benyttes av lagene til bortekamper, innkjøp av kioskvarer og lignende.
Det er ikke tillatt med private bankkontoer for våre lag. Alle kontoene skal opprettes hos vår generalsponsor Sparebank1-Helgeland under MIL fotball sitt organisasjonsnummer. Dette for at kontoene skal inngå i klubbens regnskap og for at klubben skal ha innsyn i alle lagskontoer. Det skal være minimum to disponenter per konto (for eksempel foreldrekontakt og økonomiansvarlig). Det anbefales minst mulig kontanthåndtering og lagene leverer årlig en regnskapsrapport til MIL fotball med oversikt over transaksjoner inn og ut av konto, saldo på konto pr 31.12 og alle bilag.
Rutine ved opprettelse av lagskonto i MIL fotball
- Alle lagskontoer skal opprettes hos vår generalsponsor Sparebank1 Helgeland.
- To disponenter må fysisk møte opp i banken for å opprette kontoen.
- Lagskontoene skal opprettes under MIL fotball sitt organisasjonsnummer 852 710 292.
- MIL fotball får dermed innsynsrett i lagskontoene.
- Daglig leder må ved signering skriftlig godkjenne opprettelse av lagskontoene.